Pontianak - Kepala Bidang Hukum Kanwil Kemenkumham Kalbar, Edy Gunawan, membuka Rapat Pengharmonisasian Pembulatan dan Pemantapan Konsepsi Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Sekadau tentang Perubahan Atas Peraturan daerah Kabupaten Sekadau Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Daerah di Ruang Rapat Divisi Pelayanan Hukum dan HAM Kalbar, Selasa (12/07). Rapat diikuti oleh Perwakilan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat, Emy, Perwakilan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sekadau, Gellinus, dan Ursula, Subkoordinator Wilayah II Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Barat, Tiopan, Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Sekadau, Radius dan jajaran, serta Tim Perancang Peraturan Perundang-undangan Kanwil Kementerian Hukum dan HAM Kalimantan Barat, Agus Subiyantoro, Tri Wibowo, Iftri Rezeki. Rapat kemudian dilanjutkan oleh Kasubbid FPPHD, Dini Nursilawati, untuk memimpin jalannya rapat.
Pengelolaan kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Penyelenggaraan Kearsipan berdasarkan ketentuan Pasal 3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bertujuan (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional, (b) menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundangundangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dari uraian tersebut, dapat diketahui bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta.
Pengelolaan Kearsipan di Kabupaten Sekadau diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Daerah, dimana dalam ketentuan Pasal 1 angka 39 dijelaskan bahwa Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sekadau, sebagai Organisasi Perangkat Daerah yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis inaktif, pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, Pemerintah Daerah Kabupaten Sekadau menetapkan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah.
Dimana nomenklatur Dinas yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang kearsipan dan urusan pemerintahan bidang perpustakaan menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Dengan berubahnya nomenklatur tersebut maka Pemerintah Daerah melakukan Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Daerah.
Tindak lanjut dari hasil rapat ini adalah melakukan Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Daerah dengan memperhatikan beberapa hal, yaitu:
1. menyesuaikan dengan Teknik pembentukan peraturan perundang-undanggan, sebagaimana yang diatur dalam lampiran II Undang-Undang Nomor 12 tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan khususnya dalam ketentuan huruf D tentang Perubahan Peraturan Perundang-Undangan.
2. Untuk menginventarisir kembali ketentuan apa saja yang perlu diubah dalam Peraturan daerah sebelumnya, agar tidak terjadi perubahan berkali-kali terhadap Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2015 ini.
